Antes de Empezar

Íconos disponibles y sus funciones

Crear nuevo registro.

Buscar y filtrar resultados en los listados.

Editar registros.

Eliminar registros.

Ir al listado de la sección.

Imprimir facturas en las ventas y recibos en los cobros.

Desactivar o eliminar registros

Aquellos registros que tengan transacciones relacionadas no podrán ser eliminados pero podrán ser desactivados desmarcando la opción "Activo". Por ejemplo, un contacto que tenga ventas asignadas no podrá ser eliminado, pero podrá ser desactivado.

Iniciar Sesión

Cómo iniciar sesión como agente

Si aún no posees un usuario y contraseña para iniciar sesión en la plataforma web debes solicitarlo completando el formulario de contacto. Además, podemos ayudarte en la configuración inicial de tu cuenta para que tu experiencia sea la mejor. Una vez que tengas un usuario y contraseña puedes dirigirte al inicio de sesión y empezar a configurar tu cuenta.

Configuración Inicial

Cómo configurar tu cuenta

Para configurar de forma rápida y fácil una cuenta nueva debes seguir los siguientes pasos en el orden en que aparecen.

Cuenta adicional

Cada vez que requieras crear un edificio o condominio nuevo, debes ponerte en contacto con Abitapp para registrarlo en tu cuenta.

Crear Usuario

Cómo crear usuarios propietarios e inquilinos

Abitapp contempla dos tipos de usuarios de la aplicación móvil, los propietarios son aquellos que tendrán acceso al resumen de expensas, reservas, tickets, reglamentos, avisos y votaciones de asambleas; mientras que los inquilinos no tienen acceso al resumen de expensas ni a la votación de asambleas.

Para crear un nuevo usuario debes dirigirte a la sección General, Usuarios, Crear Usuario y aquí debes completar los campos disponibles indicando el:
Nombre (requerido): nombre y apellido del usuario.
Email (requerido): correo electrónico que será utilizado para acceder a la aplicación.
Contraseña (requerido): contraseña inicial que será utilizada para acceder a la aplicación.
Rol: tipo de usuario, si será propietario o inquilino.
Identificador: identificador fiscal u otro.
Celular: número de contacto del usuario que recomendamos ingresar siempre el código del país y luego el número de teléfono.
Dirección: dirección del usuario.
Ciudad: la ciudad.
País: y el país.

Listar Usuarios

Cómo visualizar el listado de usuarios

El listado completo de usuarios puede ser visualizado desde la sección General, Usuarios, Listar Usuarios y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Impuesto

Cómo crear impuestos de ventas y compras

Los impuestos que serán utilizados al registrar compras y ventas son creados desde la sección General, Impuestos, Crear Impuestos. Abitapp viene predefinido con tres impuestos, los cuales pueden ser editados o eliminados según la necesidad de cada país.

Para crear un impuesto se debe completar los campos requeridos indicando el:
Nombre: nombre del impuesto. Por ejemplo: IVA 10% y el,
Porcentaje: porcentaje del impuesto sin el símbolo de por ciento (%).

Listar Impuestos

Cómo visualizar el listado de impuestos

El listado completo de impuestos puede ser visualizado desde la sección General, Impuestos, Listar Impuestos. En este caso, como el listado de impuestos no es extenso entonces no hay necesidad de un buscador o filtros.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Expensa

Cómo crear cuentas de ingresos y gastos

Las cuentas que serán utilizadas en las ventas y en las compras son creadas desde la sección General, Expensas, Crear Expensa.

Para crear una Expensa se debe completar los campos indicando el:
Nombre de la expensa: por ejemplo, "Reparación y Mantenimiento".
Habilitado para Ventas: indicar si la cuenta aparecerá al registrar una venta.
Habilitado para Compras: indicar si la cuenta aparecerá al registrar una compra.
Notas: indicar opcionalmente una descripción de la expensa.
Impuesto: indicar el o los impuestos que deben ser aplicados a la cuenta de expensa.

Las expensas serán desactivadas cuando ambas opciones "Habilitado para Ventas" y "Habilitado para Compras" se encuentren sin marcar.

Listar Expensas

Cómo visualizar el listado de expensas

El listado completo de usuarios puede ser visualizado desde la sección General, Expensas, Listar Expensas y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Documento

Qué son y cómo crear documentos

Los documentos pueden ser de dos tipos, Facturas o Recibos, y deben ser registrados para crear la numeración correlativa al registrar Ventas y Cobros. Los mismos pueden ser creados desde la sección General, Documentos, Crear Documento y se debe completar los campos indicando:

Tipo de documento: si es una factura o recibo. Inicia en: el número inicial del documento.
Termina en: el número final del documento.
Expira en: en algunas ocasiones los talonarios poseen un plazo de validez que debe ser indicado aquí.
Nombre: nombre que identifica al documento. Por ejemplo: Factura Casa Matriz.
Código: en algunos países se puede tener distintos talonarios de facturas y recibos, los cuales son identificados por un código de timbrado.

Listar Documentos

Cómo visualizar el listado de documentos

El listado completo de documentos puede ser visualizado desde la sección General, Documentos, Listar Documentos. En este caso, como el listado de documentos no es extenso entonces no hay necesidad de un buscador o filtros.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Plantillas

Cómo crear plantillas de impresión

Las plantillas de impresión sirven para imprimir facturas y recibos en talonarios preimpresos. Las plantillas pueden ser creadas desde la sección General, Documentos, Plantillas, se debe indicar a qué documento corresponde y luego se debe asignar un nombre al nuevo diseño que se realizará.

Recomendamos previamente medir los ejes "x" e "y" de cada campo del talonario preimpreso de manera a ubicar con mayor precisión y facilidad los ítems. Se debe tener en cuenta que un cuadrado equivale a 1 centímetro aproximadamente.

Para utilizar un campo simplemente se debe hacer click encima del texto y arrastrarlo hasta la ubicación deseada. En caso de que se quiera eliminar el campo, se debe hacer doble click encima del texto.

Una vez realizada la configuración, es recomendable realizar impresiones de prueba y editar la posición de los campos hasta que quede perfecto. Recordar que se debe mantener siempre el mismo margen de impresión y tipo de hoja para evitar que varíe la posición de los campos.

Crear Unidad

Qué son y cómo crear unidades

Las unidades son las propiedades o departamentos disponibles en cada edificio o condominio. Las mismas pueden ser creadas desde la sección Consorcios, Unidades, Crear Unidad y se debe completar los campos indicando:

Propietario: el dueño de la unidad. Nombre: el nombre de la unidad. Por ejemplo: Departamento 201.
Metros: los metros cuadrados totales que le corresponde a dicha unidad.
Descripción: descripción opcional sobre la unidad.

Listar Unidades

Cómo visualizar el listado de unidades

El listado completo de unidades puede ser visualizado desde la sección Consorcios, Unidades, Listar Unidades y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Área Común

Qué son y cómo crear áreas comunes

Las áreas comunes son las zonas de los edificios o condominios que podrán ser reservadas por los propietarios e inquilinos. Las mismas pueden ser creadas desde la sección Consorcios, Áreas Comunes, Crear Área Común y se debe completar los campos indicando:

Nombre: el nombre del área común. Por ejemplo: Quincho, sala de TV, salón de fiestas, etc.

Listar Áreas Comunes

Cómo visualizar el listado de áreas comunes

El listado completo de áreas comunes puede ser visualizado desde la sección Consorcios, Áreas Comunes, Listar Áreas Comunes. En este caso, como el listado de áreas comunes no es extenso entonces no hay necesidad de un buscador o filtros.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Reglamento

Cómo crear el Reglamento Interno

Por lo general, los edificios y condominios poseen reglamentos internos aprobados por asamblea que deben ser cumplidos para una buena convivencia entre propietarios e inquilinos. El mismo puede ser creado desde la sección Consorcios, Reglamento, Crear Reglamento y se puede optar por redactarlo directamente desde el editor o pegar el texto desde otro archivo.

Listar Reglamentos

Cómo visualizar el listado de reglamentos

El listado de reglamentos puede ser visualizado desde la sección Consorcios, Reglamento, Listar Reglamentos. En este caso, como el listado de reglamentos no es extenso entonces no hay necesidad de un buscador o filtros.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Cuenta de Fondo

Qué son y cómo crear cuentas de fondo

Las cuentas de fondo son las cuentas financieras donde se recibirán cobros o se realizarán pagos. Las mismas pueden ser creadas desde la sección Finanzas, Cuentas de Fondo, Crear Cuenta de Fondo y se debe completar los campos indicando:

Nombre: el nombre de la cuenta de fondo. Por ejemplo: Banco Citibank Cuenta Corriente.
Moneda: la moneda de la cuenta, necesaria para efectuar operaciones de cambio en compras y ventas.
Categoría: opcionalmente se podrá indicar la categoría de la cuenta de fondo.

Listar Cuentas de Fondo

Cómo visualizar el listado de cuentas de fondo

El listado completo de cuentas de fondo puede ser visualizado desde la sección Finanzas, Cuentas de Fondo, Listar Cuentas de Fondo y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Manejo Diario

Operaciones del día a día

Una vez realizada la configuración inicial de la cuenta del edificio o condominio, puedes empezar a operar sobre la misma. A continuación te presentamos la guía completa sobre todas las operaciones que podrás realizar para administrar de forma efectiva y eficiente un consorcio de co-propietarios.

Crear Contacto

Cómo crear un contacto

Los contactos son los proveedores que serán utilizados al momento de cargar compras. Los mismos pueden ser creados desde la sección General, Contactos, Crear Contactos y se debe completar los campos indicando:

Nombres: la razón social o nombre del contacto. Celular: el número de celular, que recomendamos ingresar siempre con el código del país.
Teléfono: el número de teléfono.
Email: el correo electrónico.
Identificador: el identificador fiscal u otro.
Dirección: la dirección del contacto.
Ciudad: la ciudad.
País: y el país.

Los contactos también pueden ser creados al momento de crear una compra:

Listar Contactos

Cómo visualizar el listado de contactos

El listado completo de contactos puede ser visualizado desde la sección General, Contactos, Listar Contactos y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios de los campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Aviso

Cómo crear un aviso

El agente puede crear avisos y notificaciones sobre el edificio o condominio para que sea visualizado por los propietarios e inquilinos. Los mismos pueden ser creados desde la sección Consorcios, Avisos, Crear Aviso y se debe completar los campos indicando:

Fecha: la fecha del aviso, que de forma predefinida completa con la fecha actual, y
Descripción: la descripción del aviso.

Listar Avisos

Cómo visualizar el listado de avisos

El listado completo de avisos puede ser visualizado desde la sección Consorcios, Avisos, Listar Avisos y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios de los campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Ticket

Cómo crear un ticket

Los tickets son comunicaciones de los propietarios o inquilinos para el agente (administrador del edificio o condominio) y pueden ser consultas, reclamos, recomendaciones, entre otros.

Si bien el ticket puede ser creado por el propietario o inquilino desde la aplicación móvil, el agente también puede crearlos en nombre de ellos desde la sección Propietarios, Tickets, Crear Ticket y se debe completar los campos indicando:

Fecha: la fecha del ticket, que de forma predefinida completa con la fecha actual.
Unidad: la unidad (departamento) en nombre de la cual se crea el ticket.
Tema: el tema principal del ticket.
Descripción: opcionalmente se puede agregar una descripción detallada, y
Estado: el estado, que de manera predefinida se encuentra en pendiente.

Listar Tickets

Cómo visualizar el listado de tickets

El listado completo de tickets puede ser visualizado desde la sección Propietarios, Tickets, Listar Tickets y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios de los campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Reserva

Cómo crear una reserva

Si bien las reservas de áreas comunes pueden ser creadas por el propietario o inquilino desde la aplicación móvil, el agente también puede crearlos en nombre de ellos desde la sección Propietarios, Reservas, Crear Reserva y se debe completar los campos indicando:

Unidad: la unidad (departamento) que realiza la reserva.
Área Común: el área común que será reservada.
Fecha/Hora Inicio: desde qué hora se realiza la reserva.
Fecha/Hora Fin: y a qué hora finaliza la reserva.

Listar Reservas

Cómo visualizar el listado de reservas

El listado completo de reservas puede ser visualizado desde la sección Propietarios, Reservas, Listar Reservas y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios de los campos disponibles.

Adicionalmente, se puede tener una vista gráfica de las reservas en el calendario desde la sección Propietarios, Reservas, Ver Calendario.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Tema de Asamblea

Cómo crear un tema de asamblea

Los temas a ser tratados en las asambleas son creados por el agente a petición de un usuario propietario, quien puede solicitarlo mediante la creación de un ticket u otro medio disponible (email, teléfono, etc). Los mismos pueden ser creados desde la sección Propietarios, Temas, Crear Tema y se debe completar los campos indicando:

Fecha: la fecha del tema, que de forma predefinida completa con la fecha actual.
Tema: el título del tema a tratar en la asamblea.
Descripción: opcionalmente se puede agregar una descripción detallada del tema, y
Estado: el estado se debe indicar como "Activo" si está abierto para votaciones y como "Cerrado" si ya no se aceptan votaciones sobre el tema.

Listar Temas de Asamblea

Cómo visualizar el listado de temas de asamblea

El listado completo de temas de asamblea puede ser visualizado desde la sección Propietarios, Temas, Listar Temas y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios de los campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Voto

Cómo crear un voto de asamblea

Si bien los votos de temas de asamblea pueden ser creadas por el propietario desde la aplicación móvil, el agente también puede crearlos en nombre de ellos desde la sección Propietarios, Votos, Crear Voto y se debe completar los campos indicando:

Unidad: la unidad (departamento) que realiza el voto. Tema: el tema que se está votando y,
Voto: si vota a favor o en contra.

Listar Votos

Cómo visualizar el listado de votos

El listado completo de votos de asamblea puede ser visualizado desde la sección Propietarios, Votos, Listar Votos y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios de los campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Compra

Cómo crear una compra

Las compras son los gastos mensuales del edificio o condominio que serán prorrateados, para su reembolso, entre todos los propietarios al finalizar el mes. Los mismos pueden ser creados desde la sección Compras, Crear Compras y se debe completar los campos indicando:

Fecha: la fecha de la factura o gasto, que de forma predefinida completa con la fecha actual.
Nro. Factura: el número de la factura.
Término de pago: si será pagado al contado o a plazo.
Moneda: la moneda de la factura.
Tipo de cambio: el tipo de cambio, el cual es definido en la sección Monedas pero también puede ser editado desde la compra.
Contacto: el proveedor del egreso.
Notas: opcionalmente se puede agregar notas.
Expensa: la cuenta de gasto y se ingresa el valor en la columna del impuesto que corresponda. Recordar que el impuesto fue establecido al crear la expensa.
Cuenta de fondo: la cuenta financiera de donde se paga el gasto en el caso de compras al contado.
Fecha de vencimiento: indicar la fecha de vencimiento de la deuda en el caso de compras a crédito.

Aquellos gastos que no deben ser prorrateados entre todos los propietarios, deben ser ingresados luego de realizado el prorrateo en la sección Generar Venta.

Ejemplo de carga simplificada

Una forma rápida de cargar las compras que serán prorrateadas es incluir todos los gastos en una única compra al finalizar el mes.

Listar Compras

Cómo visualizar el listado de compras

El listado completo de compras puede ser visualizado desde la sección Compras, Listar Compras y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios de los campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Pago

Cómo crear el pago de una compra

Los pagos pueden ser creados desde la sección Compras, Pagos, Crear Pago y se debe completar los campos indicando:

Fecha: la fecha del pago, que de forma predefinida completa con la fecha actual.
Nro. Recibo: el número del recibo.
Anticipo: si es un anticipo o si cancela una factura existente.
Proveedor: el proveedor a quien deseamos pagar. Si no es un pago anticipado entonces lista las facturas pendientes de pago, y se debe seleccionar las facturas y montos que deseamos cancelar.
Cuenta de fondo: la cuenta financiera de donde se pagan las facturas o el anticipo.
Tipo de cambio: el tipo de cambio, el cual es definido en la sección Monedas pero también puede ser editado desde el pago.

Listar Pagos

Cómo visualizar el listado de pagos

El listado completo de pagos puede ser visualizado desde la sección Compras, Pagos, Listar Pagos y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios de los campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Cuentas a Pagar

El reporte de cuentas a pagar

El reporte de cuentas a pagar puede ser consultado desde la sección Compras, Pagos, Cuentas a Pagar. Aquí se listan todas las deudas que deben ser canceladas indicando el proveedor, la fecha de vencimiento, el retraso actual y el monto pendiente de pago. Además, se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios de los campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Venta

Cómo generar ventas con prorrateo

El prorrateo es útil cuando los gastos de un edificio o condominio debe ser reembolsado de manera proporcional por todos los propietarios. La ventas pueden ser generadas desde la sección Ventas, Generar Ventas y se debe completar los campos indicando:

Fecha inicial/Fecha Final: En qué rango de fechas están las compras que se desean prorratear. Por ejemplo: toda las compras de Octubre.
Documento: el documento que será utilizado, que sirve para generar automáticamente la numeración de las facturas.
Expensa: bajo qué concepto serán generadas las facturas. Aquí se listan solamente las expensas habilitadas para venta.

Luego se procede a generar el prorrateo y si está satisfecho con los valores obtenidos, se guardan las ventas. Las mismas podrán ser editadas individualmente en caso de que sea necesario.

Cómo crear una venta individual

Por lo general, en los edificios y condominios las ventas son ingresadas bajo los conceptos de reembolso de gastos comunes y multas por incumplimiento del reglamento interno. Las mismas pueden ser creadas desde la sección Ventas, Crear Ventas y se debe completar los campos indicando:

Fecha: la fecha de la factura, que de forma predefinida completa con la fecha actual.
Documento: el documento o talonario a ser utilizado.
Nro. Factura: el número de la factura, que es creado de forma correlativa y creciente de acuerdo a lo configurado en la sección Documentos pero también puede ser editada manualmente.
Término de pago: si será cobrado al contado o a plazo.
Moneda: la moneda de la factura.
Tipo de cambio: el tipo de cambio, el cual es definido en la sección Monedas pero también puede ser editado desde la venta.
Contacto: el propietario a quien vamos a facturar.
Unidad: el departamento al cual será asignada la factura, ya que un propietario puede tener varios departamentos en un mismo edificio.
Notas: opcionalmente se puede agregar notas.
Expensa: la cuenta de ingreso y el valor en la columna del impuesto que corresponda. Recordar que el impuesto fue establecido al crear la expensa.
Cuenta de fondo: la cuenta financiera a donde ingresa el dinero en el caso de ventas al contado.
Fecha de vencimiento: indicar la fecha de vencimiento de la factura en el caso de ventas a crédito.

Por último, se puede imprimir la factura en el talonario preimpreso atendiendo siempre los márgenes a establecer, tipo de hoja y cantidad de copias.

Listar Ventas

Cómo visualizar el listado de ventas

El listado completo de ventas puede ser visualizado desde la sección Ventas, Listar Ventas y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios de los campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Crear Cobro

Cómo crear el cobro de una venta

Los cobros pueden ser creados desde la sección Ventas, Cobros, Crear Cobro y se debe completar los campos indicando:

Fecha: la fecha del cobro, que de forma predefinida completa con la fecha actual.
Nro. Recibo: el número del recibo.
Anticipo: si es un anticipo o si cancela una factura existente.
Contacto: el propietario a quien deseamos cobrar. Si no es un cobro anticipado entonces lista las facturas pendientes de cobro, se debe seleccionar las facturas y montos que deseamos cancelar.
Cuenta de fondo: la cuenta financiera a donde ingresan los cobros de facturas o anticipos.
Tipo de cambio: el tipo de cambio, el cual es definido en la sección Monedas pero también puede ser editado desde el cobro.

Por último, se puede imprimir el recibo en el talonario preimpreso atendiendo siempre los márgenes a establecer, tipo de hoja y cantidad de copias.

Listar Cobros

Cómo visualizar el listado de cobros

El listado completo de cobros puede ser visualizado desde la sección Ventas, Cobros, Listar Cobros y además se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios de los campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.

Cuentas a Cobrar

El reporte de cuentas a cobrar

El reporte de cuentas a cobrar puede ser consultado desde la sección Ventas, Cobros, Cuentas a Cobrar. Aquí se listan todas las facturas que deben ser cobradas indicando el cliente, la fecha de vencimiento, el retraso actual y el monto pendiente de cobro. Además, se puede aplicar un filtro para realizar búsquedas en uno o varios de los campos disponibles.

Para entender más sobre los distintos íconos disponibles y sus funciones puedes leer más en la sección Iconos disponibles y sus funciones.